Politique de confidentialité

Ben Codes inc. (« Ben Codes », « nous ») respecte votre vie privée. La présente politique de confidentialité explique quels renseignements personnels nous recueillons lorsque vous visitez ben.codes(le « Site ») ou communiquez avec nous, pourquoi nous les recueillons, comment nous les utilisons, avec qui nous les partageons et les droits dont vous disposez.

Nous sommes établis au Québec, au Canada, et nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) ainsi qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Nous nous efforçons également de respecter le RGPD européen et la CCPA/CPRA californienne pour les visiteurs concernés.

1. Responsable de vos renseignements

Le responsable du traitement et, au sens de la Loi 25, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est :

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements que vous nous fournissez

• Renseignements de réservation— lorsque vous réservez un appel exploratoire, vous nous fournissez votre nom, votre adresse courriel et toute information ajoutée au formulaire (motif de l’appel, nom d’entreprise, etc.).
• Communications — lorsque vous nous écrivez ou répondez à un message, nous recevons le contenu de cette communication ainsi que vos coordonnées.
• Adhésion marketing — si vous vous abonnez à une infolettre ou téléchargez une ressource, nous recevons votre adresse courriel et toute autre information que vous choisissez de communiquer.

2.2 Renseignements recueillis automatiquement

• Données d’utilisation et d’appareil— adresse IP (tronquée lorsque possible), type de navigateur, système d’exploitation, URL de provenance, pages consultées, temps passé et localisation géographique approximative déduite de votre adresse IP.
• Témoins (cookies) et technologies similaires— voir la section 5.

3. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

• Planifier, confirmer et faire le suivi des appels et des rencontres.
• Répondre à vos demandes et vous offrir nos services.
• Vous envoyer des messages transactionnels (confirmations, rappels, factures).
• Vous envoyer des communications marketing lorsque vous y avez consenti, et en mesurer l’efficacité. Vous pouvez vous désabonner à tout moment via le lien présent dans chaque courriel marketing.
• Comprendre comment le Site est utilisé, améliorer son contenu, corriger des bogues et protéger le Site contre la fraude et les abus.
• Respecter nos obligations légales et établir, exercer ou défendre des recours.

Lorsque la loi l’exige, nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes : votre consentement, l’exécution d’un contrat conclu avec vous, nos intérêts légitimes à exploiter et améliorer notre entreprise, et le respect d’obligations légales.

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour rendre une décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

4. Fournisseurs de services tiers

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs de confiance pour exploiter le Site et notre entreprise. Ces fournisseurs agissent en notre nom et ne traitent vos données qu’aux fins décrites ci-dessous. Leurs serveurs se trouvent à l’extérieur du Québec (principalement aux États-Unis et dans l’Union européenne), de sorte que vos renseignements peuvent y être hébergés ou traités.

4.1 Cal.com (planification)

Nous utilisons Cal.com, Inc.pour vous permettre de réserver des appels. Lorsque vous ouvrez l’outil de planification intégré et réservez un créneau, Cal.com reçoit votre nom, votre adresse courriel, le créneau choisi, votre fuseau horaire, vos réponses aux questions d’intake et des métadonnées techniques de base concernant votre appareil. Cal.com vous envoie un courriel de confirmation et ajoute la rencontre à notre agenda. Cal.com est établie aux États-Unis et dans l’Union européenne. Voir cal.com/privacy.

4.2 ActiveCampaign (courriel et CRM)

Nous utilisons ActiveCampaign, LLCpour envoyer des courriels transactionnels et marketing, gérer notre liste de contacts et consigner les interactions (par exemple les courriels ouverts et les liens cliqués). ActiveCampaign conserve votre nom, votre adresse courriel, votre statut d’abonnement et votre historique d’engagement. ActiveCampaign peut déposer un témoin (cookie) propriétaire afin d’associer votre activité sur le Site à votre fiche de contact. Les données sont hébergées aux États-Unis. Voir activecampaign.com/privacy-policy.

4.3 Google Analytics (mesure d’audience)

Nous utilisons Google Analytics 4 (Google Ireland Limited / Google LLC) pour comprendre comment les visiteurs trouvent et utilisent le Site. Google Analytics dépose des témoins (par exemple _ga) et recueille votre adresse IP (tronquée avant stockage), des informations sur votre appareil et votre navigateur, les pages que vous consultez et la façon dont vous interagissez avec elles. Google traite ces données en notre nom sous forme de statistiques agrégées et peut les transférer vers des serveurs aux États-Unis. Voir policies.google.com/privacy et les pratiques de Google relatives aux données GA. Vous pouvez refuser Google Analytics en installant le module complémentaire de désactivation.

4.4 Hébergement et infrastructure

Le Site est hébergé sur une infrastructure infonuagique standard (Vercel et ses sous-traitants), qui traite des journaux serveur (adresse IP, URL demandée, horodatage) pour livrer le Site et le protéger contre les abus.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous pouvons divulguer des renseignements lorsque la loi l’exige, pour répondre à une demande légale valide, pour faire respecter nos ententes ou pour protéger les droits, la sécurité ou les biens de Ben Codes, de nos clients ou d’autrui.

5. Témoins (cookies) et technologies similaires

Un témoin est un petit fichier texte enregistré sur votre appareil. Nous utilisons :

• Témoins strictement nécessaires— requis au fonctionnement du Site (p. ex. mémorisation de la langue choisie).
• Témoins d’analyse— déposés par Google Analytics pour comptabiliser les visites et mesurer les habitudes d’utilisation.
• Témoins marketing/CRM— déposés par ActiveCampaign pour vous reconnaître d’une visite à l’autre et associer votre activité à votre fiche de contact.

Vous pouvez refuser ou supprimer les témoins à tout moment via les paramètres de votre navigateur. Le blocage des témoins d’analyse ou marketing n’empêche pas le Site de fonctionner.

6. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins ci-dessus :

• Dossiers d’appel exploratoire et de clients : pendant la durée de la relation, plus jusqu’à sept (7) ans pour respecter les obligations comptables et fiscales.
• Liste marketing : jusqu’à votre désabonnement ou demande de retrait.
• Données d’analyse : jusqu’à quatorze (14) mois dans Google Analytics.
• Journaux serveur : jusqu’à trente (30) jours, sauf conservation prolongée pour enquête de sécurité.

7. Transferts hors du Québec

Certains de nos fournisseurs hébergent et traitent des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Ces juridictions peuvent ne pas offrir un niveau de protection équivalent à celui du Québec ou du Canada. Lorsque nous transférons des renseignements personnels à l’étranger, nous nous appuyons sur des protections contractuelles (par exemple des clauses contractuelles types ou des mesures équivalentes) avec nos fournisseurs, et nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsque la Loi 25 l’exige.

8. Vos droits

Sous réserve du droit applicable, vous avez le droit :

• d’accéderaux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• de faire rectifierdes renseignements inexacts, incomplets ou périmés ;
• de demander la suppressionde vos renseignements ou la cessation de leur utilisation, sous réserve de nos obligations de conservation ;
• de retirer votre consentementà tout moment, notamment en vous désabonnant des courriels marketing ;
• d’obtenir une copiede vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé (portabilité des données) ;
• de porter plainteauprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca), du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) ou de toute autre autorité de contrôle compétente.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à me@ben.codes. Nous répondons dans un délai de trente (30) jours. Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.

9. Sécurité

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, l’altération ou la divulgation. Aucun système n’est parfaitement sûr ; si nous constatons un incident de confidentialité présentant un risque réel de préjudice sérieux, nous vous en aviserons ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, conformément à la loi.

10. Enfants

Le Site ne s’adresse pas aux enfants de moins de 14 ans et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements personnels. Si vous croyez qu’un enfant nous a transmis des renseignements personnels, veuillez nous contacter afin que nous puissions les supprimer.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique au fil du temps. Le cas échéant, nous modifierons la « date d’entrée en vigueur » ci-dessus. Les changements importants seront communiqués sur le Site ou, lorsque c’est approprié, par courriel.

12. Nous joindre

Pour toute question ou demande concernant cette politique ou vos renseignements personnels, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels à me@ben.codesou par la poste à l’adresse indiquée à la section 1.